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タイプライタ

印象が良くなる?! ビジネスメールの書き方!!

ビジネスシーンでは、情報伝達の手段として頻繁にメールが使われています。

メールは記録として残り、添付ファイルも送ることができとても便利な情報伝達手段ですが、使い方を間違うと相手に不快感を与えることもあり、迷惑をかけてしまう場合も…

書き方によっては用件がきちんと伝わらなかったり、日々届くたくさんのメールの中に埋もれてしまうこともあります。

出来れば印象よくしたいものです。今回はビジネスメールのマナーと書き方のポイントを抑えたいと思います。

 

相手の視点に立った文章にする

読みやすいメールは、相手の視点で書かれています。メールはコミュニケーションの一種なので、相手に負担をかけないよう気遣った書き方ができると好感度と信頼性が上がります。

面と向かって話す場合と違い、相手の顔も見えず反応がリアルタイムで分かるものではありません。油断すると自己中心的で、一方的な内容になってしまいやすいので注意が必要です。

 

TO(宛先)、CC、BCCの使い方

TOとCC(CarbomCopy)

TOとCC

用件を伝えたい・返信を求めたい相手 → TO(宛先)

参考に確認してもらいたい相手 → CC

例えば、直接の担当はTO、その上司や関係者をCCに入れます。

BCC(Blind Carbon Copy)

BCCで送信すると、受信した相手には他の送信先が表示されません。

BCC

お互い面識の無い複数の相手に一斉送信する場合 → BCC

TOやCCで送ると、全ての送信先の名前やメールアドレスが受信者に分かってしまいます。

TOの相手に対し、他の送信先を表示させたくない場合や表示する必要の無い場合 → BCC

 

件名を見ただけで内容が分かるような工夫をする

中身よりも件名が重要とも言われています。

メールの中身を具体的に件名に書くようにすれば、後に見返したい時に見付けやすくなります。

また、早急に対応してほしいメールはその旨を件名に書けば、相手のリアクションも早くなります。

具体的な件名が思いつかない場合は、本文を書き終えてから件名を検討すると付けやすくなるそうです。

あいさつは宛名の後に必ず、最後は結びの言葉できちんと締める

あいさつと名乗りはワンセット!! 堅苦しいあいさつはあまり使いません。

差出人を見れば誰からのメールか分かりますが、それでも名乗るのがビジネスマナーです。

メールの最後に結びのあいさつがないと、中途半端で愛想の無いメールになるので気を付けましょう。

前置きでメールの概要を伝えると分かりやすい

一番最初にそのメールがどんな内容か伝えると分かりやすいです。

冒頭から長くなると、書き方次第ではメールの意図が分かりにくくなってします。

前置きで要点を伝え、その後に細かな内容がスムーズに入るようになります。

メールは一往復半で終わらせるのが理想的

最初に送るメールを工夫することが大切です。

1.メールを送る 2.返事が来る 3.返事に反応のメールを送る

この3ステップで大低のメールは終えることができます。

文章は「結論」「理由」「詳細」の順番で書くと伝わりやすい

本文(本題)は伝える順番を工夫すれば分かりやすい文章にでき、要点がある結論から広げていけば読みやすくなります。

 

仕事をする中で、メールは必要不可欠です。日々、送信・受診するメールは増えてきています。

送信側は出来るだけ簡潔に分かりやすく、受信側は優先順位を意識して効率的なメール・コミュニケーションを実践したいと思います。

<参考> ビジネスメールの基本マナー

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  1. メールは毎日数十通利用しますもんね~
    内容を的確に伝え、高率よく利用できるように心がけたいものです♥

    • 本当、毎日必ず使ってるので改めて見直すいい機会になったら嬉しいです✧

  2. 件名の重要性!すごく分かります。
    過去のメールを探す時に分かりやすいですしね(・∀・)

    • このコラムを書いて件名の重要性、改めてることにしました!!
      過去のメール探しやすくなりました^^

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